Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de GMR

Dernière mise à jour : le 13 septembre 2024

APERÇU

Cette politique de confidentialité s’applique à GMR Immobilier (« GMR », « nous », « notre » ou « nos ») et décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons les informations personnelles via ce site, par le biais de communications avec nous ou dans le cadre de nos activités commerciales, dans le respect des exigences légales applicables.

GMR représente ses affiliés dans la gestion de leurs portefeuilles immobiliers et est autorisé par eux à recueillir, utiliser et gérer les informations personnelles liées à ces propriétés. Notre engagement en matière de confidentialité garantit la sécurité et la confidentialité des informations personnelles collectées au nom de nos affiliés, en accord avec leurs exigences opérationnelles et réglementaires.

GMR s’engage à protéger et respecter les informations personnelles de ses clients, employés, partenaires commerciaux et autres parties prenantes dans le cadre de la fourniture de services de location immobilière. Nous recueillons principalement des informations personnelles pour évaluer et gérer les demandes de location et administrer les baux.

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment et vous devriez la consulter périodiquement. Toute modification sera indiquée par la révision de la date de « Dernière mise à jour » en haut de ce document. Votre utilisation continue du service après la publication des modifications indique votre acceptation des nouvelles modalités.

DÉFINITION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Les informations personnelles désignent toute information permettant d’identifier un individu, incluant, mais sans s’y limiter :

• Nom complet
• Âge
• Sexe
• Situation familiale
• Adresse (postale et courriel)
• Numéro de téléphone
• Informations financières (emploi, revenu, actifs, etc.)
• Numéros d’identification (p. ex., NAS, permis de conduire)
• Détails de bail, historique locatif et informations sur les co-locataires/garants
• Détails d’emploi et revenu
• Personnes à contacter en cas d’urgence
• Informations générées par l’utilisation de sites web, telles que votre adresse IP

OBJECTIFS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous collectons uniquement les informations personnelles nécessaires pour atteindre les objectifs énoncés et les utilisons uniquement à cette fin. La source de toutes les informations personnelles recueillies est toujours communiquée à l’individu concerné.

Nous collectons, utilisons et divulguons des informations personnelles pour les objectifs suivants :

• Demandes et contrats de bail : pour évaluer l’admissibilité des locataires et garants potentiels, incluant les vérifications de crédit et d’antécédents.
• Gestion continue du bail : pour administrer les baux, y compris la facturation, la collecte des paiements et le respect des conditions du bail.
• Communication : pour contacter les locataires, garants et co-locataires concernant le bail, les demandes de maintenance ou les changements de politiques, et pour contacter les locataires potentiels avec des infolettres, du matériel promotionnel, ou toute information applicable à notre entreprise et/ou services.
• Fournisseurs de services : pour fournir des informations personnelles à des tiers tels que les compagnies de services publics, les entrepreneurs de maintenance et les agences de crédit lorsque cela est nécessaire pour la gestion de nos propriétés locatives.
• Activités liées à l’emploi : pour gérer les activités liées aux ressources humaines, y compris, mais sans s’y limiter, la paie, les avantages sociaux, l’intégration et le respect des lois applicables.

VOTRE CONSENTEMENT

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos informations personnelles avec votre connaissance et votre consentement, que celui-ci soit fourni par écrit ou par voie électronique. Lorsque nous demandons le consentement pour la collecte des informations personnelles, GMR vous informera des éléments suivants :

• La raison de la collecte des informations
• Les informations spécifiques recueillies
• L’emplacement et la manière dont les informations seront stockées
• La durée de conservation des informations
• Votre droit d’accès et de rectification des informations
• Votre droit de retirer votre consentement à tout moment

Si une technologie est utilisée pour recueillir des informations personnelles, GMR en expliquera clairement le fonctionnement et sa finalité. Une assistance sera également fournie pour répondre aux questions ou préoccupations relatives à la collecte et à l’utilisation des informations personnelles.

Les employés ou agents autorisés peuvent accéder aux informations personnelles sans le consentement de l’individu si cela est nécessaire pour l’exécution de leurs fonctions. En outre, GMR peut divulguer des informations personnelles à des conseillers juridiques sans consentement dans le cadre de poursuites criminelles ou pénales, en cas de danger imminent ou pour toute autre raison spécifiquement permise par les lois applicables.

GMR peut utiliser des informations personnelles à des fins autres que celles initialement prévues sans le consentement de l’individu dans les cas suivants :

• Le nouvel objectif est directement liée à et profite clairement à l’individu.
• L’utilisation est nécessaire pour la prévention de la fraude, les évaluations de sécurité ou la détection de mauvais usages.
• L’utilisation est requise pour fournir un service demandé par l’individu.
• Les informations personnelles ont été anonymisées et sont utilisées à des fins statistiques ou de rapport.

Si GMR collecte, utilise ou divulgue des informations personnelles pour des objectifs non décrits ci-dessus, nous vous en informerons et obtiendrons votre consentement avant toute action, sauf si la loi l’exige.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve d’obligations légales ou contractuelles. Cependant, le retrait du consentement pourrait affecter notre capacité à vous fournir certains services.

PROTECTION ET CONSERVATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous conserverons vos informations personnelles uniquement aussi longtemps qu’elles seront nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été recueillies, ou comme requis ou permis par la loi. Les informations personnelles qui ne sont plus nécessaires seront détruites de manière sécurisée, effacées de façon permanente ou rendues anonymes de façon à ne plus pouvoir être associées à vous.

Nous avons mis en place des procédures et des mesures de protection physiques, électroniques et administratives pour protéger vos informations personnelles contre tout accès, utilisation et divulgation non autorisés. GMR et ses affiliés appliquent des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité des informations, comme la conservation des informations dans des installations sécurisées et l’accès limité aux employés autorisés en fonction des besoins. Lorsque nous engageons un tiers pour nous fournir des services, nous prenons des mesures contractuelles et autres pour assurer que ces tiers n’aient accès qu’aux informations personnelles nécessaires pour fournir le service, qu’elles restent confidentielles et qu’elles soient protégées par des mesures de sécurité adéquates.

PARTAGE ET DIVULGATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

GMR et ses affiliés peuvent, de temps à autre, partager des informations personnelles avec des tiers. Nous ne partagerons que les informations personnelles raisonnablement nécessaires à l’objectif ou au service pour lequel le tiers est engagé, en utilisant des moyens contractuels et autres pour garantir un niveau de protection comparable lors du traitement de ces informations par les prestataires de services.

Nous pouvons partager vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

• Avec des co-locataires ou garants : pour des raisons liées à la gestion des contrats de location partagés.
• Prestataires de services tiers : avec des prestataires comme les compagnies de services publics, les agences de crédit et les prestataires de maintenance, pour faciliter la gestion du bail et de la propriété.
• Obligations légales : selon les exigences de la loi, notamment pour répondre aux assignations à comparaître, aux ordonnances judiciaires ou aux autorités réglementaires.
• Transactions commerciales : en cas de vente, de financement ou de transfert d’actifs, vos informations personnelles peuvent être divulguées dans le cadre de la transaction, avec des protections de confidentialité en place.

ANONYMISATION DES INFORMATIONS

GMR et ses affiliés suivent un processus d’anonymisation pour garantir que toute information personnelle utilisée à des fins anonymes, telles que statistiques ou de rapport, ne puisse plus être utilisée pour identifier une personne.

Toutes les informations personnelles pouvant identifier directement une personne sont supprimées, et nous appliquons des pratiques visant à réduire le risque de réidentification ou la possibilité d’utiliser d’autres informations disponibles pour identifier une personne directement ou indirectement. Nous réévaluons régulièrement les données anonymisées pour garantir qu’elles restent anonymes, en tenant compte des avancées technologiques et des risques émergents.

Les informations personnelles sont considérées comme suffisamment anonymisées lorsqu’il est raisonnablement prévisible que l’individu ne peut plus être identifié directement ou indirectement, et lorsque l’anonymisation ou la destruction des données est irréversible.

ACCÈS ET CORRECTION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Les individus ont le droit d’accéder à leurs informations personnelles et de demander la correction de celles-ci si elles sont inexactes, incomplètes ou ambiguës, ou si leur collecte, communication ou conservation n’est pas autorisée par la loi. Ils peuvent également retirer leur consentement à tout moment.

Les demandes d’accès ou de correction doivent être soumises par écrit au responsable de la confidentialité. GMR répondra à ces demandes par écrit dans les 30 jours. En cas de refus, GMR indiquera les raisons, y compris les dispositions légales applicables, et fournira des alternatives.

INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Si nous croyons qu'un incident de confidentialité s'est produit (tel qu'un accès non autorisé ou la perte d'informations personnelles), le responsable de la confidentialité, ou un délégué désigné, prendra des mesures immédiates pour minimiser le risque de préjudice et pour prévenir de futurs incidents similaires.

Si l'incident présente un risque sérieux, le responsable de la confidentialité, ou un délégué désigné, notifiera la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») ainsi que les individus dont les informations personnelles ont été affectées. Toute communication avec des tiers pour atténuer le risque sera documentée. Si l'informer les personnes concernées interfère avec l'enquête, la prévention, la détection ou la répression d'un crime ou d'une infraction légale, la notification sera retardée jusqu'à ce que le risque ne soit plus présent.

Lors de l'évaluation du risque de préjudice, le responsable de la confidentialité tiendra compte de la sensibilité des informations, des conséquences potentielles de leur usage abusif et de la probabilité d'une utilisation inappropriée pour déterminer les mesures de protection nécessaires.

GMR tient un registre de tous les incidents de confidentialité et le fournira à la Commission sur demande.

TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS D'INFORMATIONS PERSONNELLES

Lorsque des informations personnelles sont transférées entre des provinces ou des pays (par exemple, entre le Québec et l'Ontario), nous veillons à ce que ces transferts soient conformes aux lois applicables en matière de confidentialité. Des garanties appropriées sont en place pour protéger les données durant ces transferts, et les individus seront informés lorsque leurs informations personnelles sont partagées en dehors du Québec.

ÉVALUATIONS D'IMPACT SUR LA VIE PRIVÉE (« PIAs »)

Nous réalisons des évaluations d'impact sur la vie privée (« PIAs ») pour évaluer les risques et assurer une protection adéquate des informations personnelles lors de la mise en œuvre de nouvelles procédures ou systèmes d'information, en particulier ceux impliquant des transferts de données personnelles en dehors du Québec. Ces évaluations permettent de garantir que toutes les mesures de protection nécessaires sont en place pour sécuriser les informations personnelles durant de tels projets.

COOKIES ET TECHNOLOGIES INTERNET

Nos sites web utilisent des cookies et d'autres technologies de suivi pour améliorer l'expérience utilisateur et collecter des données agrégées. Les cookies sont de petits fichiers contenant un identifiant unique, envoyés à votre navigateur et stockés sur votre appareil. Nous recueillons également des informations que votre navigateur envoie lorsque vous visitez notre site, appelées "données de journal." Ces données peuvent inclure des informations telles que l'adresse IP de votre ordinateur, le type et la version du navigateur, les pages visitées, la date et l'heure de la visite, et le temps passé sur chaque page. Nous utilisons des services tiers comme Google Analytics pour collecter, surveiller et analyser ces données afin d'améliorer la fonctionnalité du site.

Vous pouvez choisir de désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur; toutefois, cela peut limiter certaines fonctionnalités et fonctionnalités de nos sites web.

RESPONSABLE DE LA CONFIDENTIALITÉ ET INFORMATIONS DE CONTACT

Le responsable de la confidentialité est chargé de veiller à ce que GMR respecte les lois applicables en matière de confidentialité et que les informations personnelles soient traitées de manière appropriée. Le responsable de la confidentialité peut désigner des délégués au sein de GMR et de ses affiliés pour gérer les questions relatives à la confidentialité, comme indiqué dans cette politique.

Si vous souhaitez vous renseigner sur les informations personnelles vous concernant que nous détenons, ou sur toute autre question relative à nos politiques de confidentialité, veuillez contacter le responsable de la confidentialité de GMR à privacyofficer@gmrre.com ou écrire à :

GMR Immobilier
Responsable de la confidentialité
5160 Bd Décarie
Montréal, QC  H3X 2H9